Appel d’offres : Secrétariat social en Belgique

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Nov 05 2025
secretariat social

1. Contexte et présentation

CODATU (Coopération pour le Développement et l’Amélioration des Transports Urbains et Périurbains) est une association internationale de droit français basée à Lyon, œuvrant pour le développement de la mobilité urbaine durable dans les villes du Sud.

Dans le cadre de l’initiative MobiliseYourCity, soutenue par la Commission européenne ainsi que par les gouvernements français et allemand, et visant à favoriser la planification urbaine dans les villes du Sud, CODATU met à disposition du personnel au sein du secrétariat de l’initiative, basé à Bruxelles.

CODATU recherche un secrétariat social à Bruxelles pour l’établissement des bulletins de paie et les déclarations sociales et fiscales des salariés de droit belge recrutés dans le cadre des activités du secrétariat MobiliseYourCity.

2. Objet de l’appel d’offres

Le présent appel d’offres vise à sélectionner un secrétariat social établi en Belgique, capable d’assurer :

  • la gestion complète de la paie mensuelle du personnel MobiliseYourCity basé à Bruxelles ;

  • la réalisation des déclarations sociales et fiscales obligatoires ;

  • la conformité juridique et sociale avec la réglementation belge ;

  • la production des documents officiels (fiches de paie, déclarations, rapports et écritures comptables des paies).

3. Profil du prestataire recherché

Le secrétariat social devra :

  • être établi en Belgique (idéalement à Bruxelles) ;

  • justifier d’une expérience confirmée en gestion de paie belge, notamment pour des organisations internationales, associations ou ONG ;

  • disposer d’une maîtrise du droit social belge et des obligations légales liées à l’emploi ;

  • offrir des garanties de confidentialité et de sécurité conformes au RGPD ;

  • être reconnu pour sa réactivité, son professionnalisme et la fiabilité de ses services ;

  • mettre à disposition un ou des interlocuteurs bien identifiés, disponibles et compétents.

4. Périmètre des missions confiées

Le secrétariat social assurera :

  • l’intégration des variables mensuelles (absences, congés, primes, avantages, remboursements, etc.) ;

  • la préparation, le calcul et l’édition des bulletins de salaire pour le personnel MobiliseYourCity à Bruxelles ;

  • l’envoi d’un fichier SEPA avec le montant des salaires à verser pour la réalisation des virements mensuels de salaires ;

  • le calcul et le versement des cotisations sociales (ONSS, précompte professionnel, etc.) ;

  • la transmission sécurisée des bulletins aux collaborateurs concernés et à CODATU ;

  • l’établissement des fiches fiscales annuelles et autres obligations sociales et fiscales ;

  • la veille réglementaire et l’information proactive à CODATU de tout changement légal impactant la paie ;

  • la garantie de conformité des traitements réalisés au regard de la législation belge ;

  • la mise à disposition d’un logiciel fiable permettant d’accéder à tous les documents (bulletins de paie, factures, écritures de paie, rapports de coûts salariaux, toute information relative au salaire du personnel, etc.) ;

  • le montage de dossiers pour l’obtention des réductions de charges.

5. Contenu du dossier de candidature

Le dossier devra comporter :

  1. une présentation du secrétariat social (structure, équipe, expérience, références similaires) ;

  2. une note technique décrivant la méthodologie, les outils utilisés et le mode de communication proposé ;

  3. une proposition financière détaillée ;

  4. une attestation de conformité RGPD.

6. Critères de sélection

Le prestataire sera choisi selon les critères suivants :

  • compréhension de la mission : 10 % ;

  • coût de la prestation : 40 % ;

  • méthodologie et outils de travail : 25 % ;

  • expérience et références sur des actions similaires : 25 %.

7. Modalités de soumission

  • Date limite de réception des offres : 22/11/2025

  • Les candidatures doivent être transmises par voie électronique à l’attention de Madame Cynthia Akpro à l’adresse : contact@codatu.org
    Objet du courriel : « Appel d’offres – Gestion de la paie – MobiliseYourCity Bruxelles »

  • Début de la mission : 01/01/2026

Pour toute demande d’information complémentaire : nrandrianarison@codatu.org.

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